POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

 

La presente política (la “Política de Datos Personales”) tiene por objeto establecer las disposiciones y demás reglas de la Asociación Colombiana de Futbolistas Profesionales (“ACOLFUTPRO”) para la protección de Datos Personales y el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información. ACOLFUTPRO, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos de carácter personal que le atribuye la Ley 1581 de 2012 (la “Ley de Habeas Data”), formula la presente política en aras de dar cumplimiento a lo señalado en la Constitución Política de Colombia, la Ley de Habeas Data, el Decreto 1074 de 2015 (el “Decreto 1074”) y demás disposiciones normativas que complementen, modifiquen o regulen las mismas.

 

Toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

 

1. OBJETO

 

Esta Política de Datos Personales de ACOLFUTPRO tiene por objeto garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma en relación con todos los proveedores, empleados y terceros de quienes ACOLFUTPRO ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la Ley de Habeas Data y el Decreto 1074.

 

2. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

 

Para el desarrollo de las actividades de la Sección 7 de la presente Política de Datos Personales, ACOLFUTPRO, directamente, a través de su administrador, recolecta los siguientes datos personales no sensibles (“Datos Personales”):

 

1. Nombre
2. Dirección
3. Imagen
4. Club en el que trabaja
5. Género
6. Edad
7. Cédula de ciudadanía
8. Nacionalidad
9. Estado civil
10. Huella dactilar
11. Número de miembros de núcleo familiar
12. Grado de escolaridad
13. Salario
14. Estado de afiliación en ACOLFUTPRO
15. Correo electrónico

 

3. DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES FRENTE A ACOLFUTPRO

 

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de ACOLFUTPRO de datos personales de futbolistas, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual ACOLFUTPRO mantenga relaciones comerciales, laborales o de otra naturaleza deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

 

• Conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a ACOLFUTPRO respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

• Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ACOLFUTPRO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de acuerdo con el artículo 10 de la Ley de Habeas Data.

 

• Ser informado por ACOLFUTPRO, previa solicitud del titular de los Datos Personales, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

 

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por infracciones a lo dispuesta en la Ley de Habeas Data y las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.

 

• Revocar la autorización o solicitar la supresión de algún Dato Personal cuando considere que ACOLFUTPRO en el tratamiento del mismo no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, ACOLFUTPRO ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o la Ley de Habeas Data.

 

• Derecho a acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento por ACOLFUTPRO, para lo cual ACOLFUTPRO a través de su administrador  se encargará de conservar, archivar y mantener de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de Datos Personales debidamente otorgadas.

 

4. CASOS EN LOS CUALES ACOLFUTPRO NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

 

ACOLFUTPRO podrá abstenerse de requerir una autorización, en los siguientes casos:

 

• Cuando la información sea requerida a ACOLFUTPRO por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

• Cuando se trate de datos o información de naturaleza pública.

 

• Eventos que, a juicio razonable de ACOLFUTPRO, sean de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

 

• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

 

• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

5. A QUIÉNES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE ACOLFUTPRO SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

 

ACOLFUTPRO podrá válidamente entregar información de Datos Personales sin necesidad de autorización en los siguientes casos:

 

• A los titulares de los Datos Personales, sus causahabientes, herederos o representantes legales en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a ACOLFUTPRO.

 

• A las entidades judiciales o administrativas que en ejercicio de funciones legales eleven requerimiento a ACOLFUTPRO.

 

• A terceros autorizados por ley.

 

• Al administrador de ACOLFUTPRO.

 

• A la Federación Internacional de Futbolistas Profesionales (“FIFPro”), organización mundial que representa a jugadores profesionales de fútbol.

 

• A las personas naturales o jurídicas con las cuales ACOLFUTPRO celebre convenios o alianzas comerciales que beneficien a las personas afiliadas a ACOLFUTPRO.

 

• A terceros a los que el Titular del Dato Personal autorice expresamente entregarla información y cuya autorización sea entregada a ACOLFUTPRO.

 

6. DEBERES DE ACOLFUTPRO RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

ACOLFUTPRO reconoce que los Datos Personales son propiedad de los titulares de los mismos. En este sentido ACOLFUTPRO hará uso exclusivo de los Datos Personales para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y, por consiguiente, le asisten los siguientes deberes; en su calidad de responsable del tratamiento:

 

• Buscar el medio adecuado a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los Datos Personales para realizar el tratamiento de los mismos de conformidad con lo señalado en la Ley de Habeas Data, el Decreto 1074 y la presente Política de Datos Personales.

 

• Informar de manera clara y expresa a sus empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento.

 

• Informar el carácter facultativo de responder a las preguntas que le sean hechas cuando éstas versen sobre datos sensibles o datos de niñas, niños o adolescentes.

 

• En todos los casos en los que se recopilen Datos Personales, ACOLFUTPRO informará los derechos que le asisten a todos los titulares respecto de sus Datos Personales.

 

• Informar la dirección física o electrónica, teléfono del administrador, quien tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

 

• Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

 

• Conservar con la debida seguridad los registros de Datos Personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

 

• Entregar copia a los titulares de los Datos Personales de la prueba del cumplimiento de los deberes de ACOLFUTPRO como responsable del tratamiento de los mismos de acuerdo con el deber de información que le asiste en virtud del artículo 12 de la Ley de Habeas Data.

 

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley de Habeas Data, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable.

 

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Habeas Data.

 

• Exigir al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

 

• Tramitar las consultas y reclamaciones formuladas en los términos señalados en la Ley de Habeas Data.

 

• Informar al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

• Informar a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.

 

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

ACOLFUTPRO hará el tratamiento de Datos Personales y, por consiguiente, adelantará actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión con el fin de cumplir con el desarrollo de su objeto y la relación con terceros, entendiéndose por estos empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas, entre otros, para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

 

• Administrativos: atención de requerimientos de autoridades; mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero de las bases de datos.

 

• Laborales: manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de ACOLFUTPRO o de terceros; vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.

 

• Comerciales, contractuales y financieros: procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y afiliados de ACOLFUTPRO; lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo del objeto de ACOLFUTPRO; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; información sobre la celebración de alianzas; y con fines estadísticos.

 

• Otras: ACOLFUTPRO podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los Datos Personales y, para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.

 

En relación con lo anterior, ACOLFUTPRO podrá ejecutar las siguientes acciones:

 

• Obtener, almacenar, compilar, actualizar, recolectar, procesar, y disponer de los Datos Personales o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización obtenida de manera expresa de conformidad con el artículo 9 de la Ley de Habeas Data y artículo 2.2.2.25.2.2. del Decreto 1074.

 

• Clasificar, ordenar o separar la información suministrada por el titular de los datos.

 

• Efectuar investigaciones, comparar, verificar o validar los datos que obtenga.

 

• Extender la información que obtenga en los términos de la Ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios del manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga de conformidad con lo señalado para estos efectos en la Ley de Habeas Data y el Decreto 1074.

 

• Transferir los datos o información parcial o total al administrador de ACOLFUTPRO, quien funge como representante de la misma.

 

8. LA AUTORIZACIÓN

 

A efectos de dar cumplimiento al artículo 9 de la Ley de Habeas Data, ACOLFUTPRO requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los Datos Personales que se encuentren legitimados para el ejercicio de los derechos de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.3.7. del Decreto 1074, y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

 

La autorización es una declaración que informa al titular de los Datos Personales la siguiente información:

 

• Responsable o encargado de recopilar la información.
• Datos recopilados.
• Finalidades del tratamiento.
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
• Información sobre recolección de datos sensibles.

 

Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) por escrito, (ii) de forma verbal o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Así mismo, de conformidad a lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.7. del Decreto 1074, ACOLFUTPRO publicó en diario de amplía circulación nacional, el aviso de privacidad a través del cual comunicó la existencia de la presente Política de Datos Personales, informando al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio. Conforme se indica en el Decreto 1074, si en el término de treinta (30) días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactaron al responsable o encargado para solicitar la supresión de sus datos personales, el responsable y encargado podrán continuar realizando el tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

 

9. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS PETICIONES, CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

 

A) Procedimiento para realizar peticiones, consultas o solicitudes: Toda petición, consulta o solicitud que sea presentada a ACOLFUTPRO por parte de cualquier titular o sus causahabientes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos o revocar la autorización será resuelta de conformidad con la Ley de Habeas Data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1. La petición, consulta o solicitud se formulará mediante escrito dirigido al administrador de ACOLFUTPRO, con la identificación del titular, la petición, consulta o solicitud a realizar, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o solicitud, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, el administrador solicitará al interesado para que subsane las fallas o adjunte los documentos de soporte necesarios. Si éste insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes.

 

2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de ACOLFUTPRO dentro de los diez (15) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la petición, queja, reclamación o solicitud. En peticiones de documentos o de información y en consultas sobre información personal del titular o de su causahabiente que repose en bases de datos de ACOLFUTPRO, el solicitante recibirá respuesta por parte de ACOLFUTPRO en diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la consulta o solicitud.

 

3. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la petición, queja, reclamo o solicitud, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

4. En dado caso que un reclamo presentado a ACOLFUTPRO por parte de cualquier titular o sus causahabientes resulte incompleto por no contener los documentos necesarios, ACOLFUTPRO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

B. Responsable del tratamiento: ACOLFUTPRO tiene la calidad de responsable del tratamiento, a través de la presente Política de datos Personales se permite informar los datos de identificación del administrador actual:

 

    Razón social:  ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUTBOLISTAS PROFESIONALES – ACOLFUTPRO

NIT: 830.139.379-5

Domicilio principal: Carrera 21 No. 86A – 05 de la ciudad de Bogotá D.C.

                    Correo electrónico:  acolfutpro@hotmail.com

 

ACOLFUTPRO ha designado a la señora Maria Helena Quintero Barreto, quien ostenta el cargo de secretaria. La empleada responsable podrá ser contactada en el correo: acolfutpro@hotmail.com y en el teléfono 2004885.

 

C. Encargado del Tratamiento: Eventualmente, ACOLFUTPRO podrá tener la calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, caso en el cual los datos de identificación del administrador actual:

 

                    Razón social:            ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE FUTBOLISTAS PROFESIONALES – ACOLFUTPRO

NIT: 830.139.379-5

 

Domicilio principal: Carrera 21 No. 86A – 05 de la ciudad de Bogotá D.C.

                    Correo electrónico:  acolfutpro@hotmail.com

 

ACOLFUTPRO ha designado a la señora María Helena Quintero Barreto, quien ostenta el cargo de secretaria La empleada responsable podrá ser contactada en el correo: acolfutpro@hotmail.com y en el teléfono 2004885.

 

10. VIGENCIA

 

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos entra en vigencia el 01 de febrero de 2020 y la base de datos que se obtiene a partir de la presente Política tiene una duración de años.